Ich arbeite ehrenamtlich in einem Gemeindegründungsprojekt mit, gewissermaßen einem kirchlichen Startup. Und auch, wenn das Großartige in diesem Team die Unterschiedlichkeit der Mitwirkenden ist und wir im Durchschnitt eher nicht so technikaffin sind, haben wir von Anfang an (seit 2014) eine ausgewogene analog/digital-Strategie gefahren. Analog leben, digital managen. So haben wir für Sitzungsagenden, Protokolle und Informationssammlung gleich von Beginn auf OneNote gesetzt, zunächst als Freigabe eines privaten Notizbuches, sehr bald dann mittels Office 365 auf SharePoint.

In diesem Jahr haben wir mit Microsoft Teams einen neuen Schritt gewagt und sind in die Chat-basierte Kommunikation eingestiegen. Gegenüber Slack, Messengern und Co. hier mit dem Vorteil der Integration unserer vorhandenen Datenbasis und Benutzerverwaltung.

Da wir unser ursprüngliches OneNote-Notizbuch sukzessive in die verschiedenen Teams aufgeteilt haben, haben wir ganz beiläufig auch ein Problem gelöst, dass sich angesichts der herannahenden DSGVO ergab, nämlich der Steuerung und Dokumentation, wer eigentlich auf welche Daten zugreifen kann. So können wir nun unkompliziert und niedrigschwellig neue Leute in Teams aufnehmen, ohne gleich immer alles für alle freizugeben. (Das wäre freilich auch über die Aufteilung in mehrere Notizbücher in OneNote machbar gewesen, aber die Einrichtung via Teams war geschmeidiger.)

Ein wirkliches Highlight in Teams ist der Umgang mit Dateien. Einfach im Chat mal eine Datei anhängen, schon ist sie im Datenverzeichnis dieses Teams dauerhaft auffindbar.

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Und als Mitglied in vielen Teams kann ich mir alle für mich freigegebenen Dateien auf einen Blick mit einem Klick auf Dateien anzeigen lassen, entweder nach Aktualität oder nach Speicherort…

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Blieb eigentlich nur der Wunsch offen, bestimmte Dateien zu erstellen, ohne sie vorher irgendwo zwischenzuspeichern und anschließend händisch hochzuladen, sondern sie unmittelbar ins richtige Verzeichnis zu speichern. Dank SharePoint auch kein Hexenwerk.

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Im SharePoint-Dokumentenverzeichnis des gewünschten Teams auf synchronisieren geklickt und über die OneDrive-App wird das Verzeichnis mit dem Dateisystem auf dem Computer verbunden. Übrigens inzwischen ohne den früher üblichen automatischen Download von allem, was dort gespeichert ist. Vielmehr werden die Dateien als verfügbar angezeigt, aber nur im Bedarfsfall (oder wenn man es ausdrücklich möchte) heruntergeladen.

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Hatte ich erwähnt, dass das allerbeste an allem ist, dass wir Dank Stifter-helfen.de diese Möglichkeiten fast zum Nulltarif bekommen? Als Non-Profit Organisation wurden wir als förderungswürdig anerkannt und können neben vergünstigten oder kostenlosen Microsoft-Produkten auch eine Vielzahl von anderen Produkten und Dienstleistungen stark verbilligt oder gratis in Anspruch nehmen.

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